POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES SKLEPU VIPHORIA.PL

Wersja obowiązująca od dnia 24.07.2026

Postanowienia wstępne

Ochrona prywatności użytkowników Sklepu jest dla nas priorytetem. Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie je przetwarzamy, komu je udostępniamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Zasady przetwarzania danych określa Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a w zakresie plików cookies - przepisy o komunikacji elektronicznej.

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Mateusz Podolak, z adresem do korespondencji: Szczecin 70-781, Czerwona 5/7 (dalej: Administrator).
2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail: viphoria.pomoc@gmail.com, adres korespondencyjny wskazany w ust. 1.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w ust. 2.

§ 2. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Realizacja zamówienia i umowy sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, dane zamówienia.
2. Realizacja zamówień z dostawą do osoby trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO) — imię, nazwisko, adres i numer telefonu odbiorcy przesyłki, podane przez Klienta składającego zamówienie. Uzasadnionym interesem Administratora jest doręczenie przesyłki wskazanemu odbiorcy.
3. Prowadzenie Konta Klienta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zahaszowanej), dane podane w podczas zakładania konta, historia zamówień, adresy użytkownika.
4. Obowiązki księgowe i podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — dane niezbędne do wystawienia dowodu zakupu i prowadzenia rozliczeń.
5. Rozpatrywanie reklamacji i odstąpień od umowy (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO) — dane z formularzy reklamacyjnych i odstąpienia oraz z korespondencji.
6. Newsletter i komunikacja marketingowa (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — adres e-mail, wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody, którą można w każdej chwili wycofać.
7. Marketing i reklama w oparciu o pliki cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — identyfikatory plików cookies, informacje o aktywności w Sklepie, w tym o przeglądanych podstronach. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe za pośrednictwem banera cookies. Szczegóły w § 7 i § 8.
8. Kontakt i obsługa zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — dane podane w korespondencji. Uzasadnionym interesem Administratora jest udzielanie odpowiedzi na kierowane do niego zapytania.
9. Analiza ruchu w Sklepie i poprawa jego funkcjonowania — w zakresie Google Analytics: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies analityczne) — identyfikatory plików cookies oraz informacje o korzystaniu ze Sklepu, w tym o przeglądanych podstronach i produktach; w zakresie zbiorczych statystyk prowadzonych bez użycia plików cookies: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest rozwój i optymalizacja Sklepu.
10. Zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — adres IP, dane logów serwera. Uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona przed nadużyciami i nieuprawnionym dostępem.
11. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — dane niezbędne do zabezpieczenia roszczeń. Uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dochodzenia roszczeń oraz obrony przed nimi.

Dobrowolność podania danych

12. Podanie danych wskazanych w pkt 1 jest warunkiem zawarcia umowy sprzedaży — ich niepodanie uniemożliwia złożenie zamówienia.
13. Podanie danych wskazanych w pkt 4 jest wymogiem wynikającym z przepisów podatkowych oraz przepisów o rachunkowości.
14. Podanie danych w celach wskazanych w pkt 3, 6, 7 i 9 (w zakresie Google Analytics) jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość dokonania zakupu w Sklepie.

§ 3. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom niezbędnym do realizacji zamówienia, świadczenia usług Sklepu lub na podstawie przepisów prawa, w następujących kategoriach:

1. Firmy kurierskie i operatorzy paczkomatów — w celu dostarczenia przesyłki.
2. Operator płatności — ePłatności sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Andrychowie, ul. 27 Stycznia 9, 34-120 Andrychów, NIP 5512627897, KRS 0000655383, właściciel marki HotPay, wpisana do rejestru małych instytucji płatniczych pod numerem MIP 8/2018 — w celu obsługi płatności elektronicznych.
3. Dostawcy usług hostingowych, IT i poczty elektronicznej — podmioty zapewniające serwery, bazy danych i infrastrukturę, na której działa Sklep, oraz obsługę wysyłki wiadomości e-mail (w tym potwierdzeń zamówień) — w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
4. Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — w zakresie narzędzi analitycznych i reklamowych, w tym Google Ads. W odniesieniu do części operacji związanych z reklamą Google działa jako odrębny administrator danych na zasadach określonych w swojej polityce prywatności.
5. Organy publiczne — gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie zawartych z nim umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i wyłącznie w zakresie oraz celu wskazanym przez Administratora.

Administrator udostępnia dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów. Dane Klientów nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach niezwiązanych z funkcjonowaniem Sklepu. Do narzędzi Google nie są przekazywane dane identyfikujące Klienta, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu czy adres dostawy.

§ 4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w § 2, zgodnie z poniższymi zasadami:

1. Dane związane z realizacją umowy — przez czas jej trwania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń: 6 lat w przypadku roszczeń Klienta wobec Administratora oraz 3 lata w przypadku roszczeń Administratora wobec Klienta, przy czym bieg terminu kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).
2. Dane odbiorcy przesyłki (zamówienia z dostawą do osoby trzeciej) — przez okres realizacji zamówienia oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy.
3. Dane Konta Klienta — do momentu usunięcia Konta przez Klienta lub zgłoszenia żądania jego usunięcia, z zastrzeżeniem że dane zamówień złożonych za pośrednictwem Konta przechowywane są przez okres wskazany w pkt 1.
4. Dane na dokumentach księgowych i podatkowych — przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody (Newsletter, komunikacja marketingowa) — do momentu jej cofnięcia.
6. Dane pozyskane za pośrednictwem plików cookies marketingowych i analitycznych — pliki cookies przechowywane są na urządzeniu Klienta przez okres wskazany w tabeli w § 7, a dane zebrane w Google Analytics przechowywane są przez 14 miesięcy; w każdym przypadku nie dłużej niż do momentu wycofania zgody.
7. Dane z korespondencji — przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z jej przedmiotem.
8. Logi serwera i dane techniczne — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu, nie dłużej niż 12 miesięcy.
9. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu — do momentu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane. Jeżeli do tych samych danych zastosowanie ma więcej niż jeden okres przechowywania, decyduje okres dłuższy.

§ 5. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii.
2. Prawo do sprostowania (poprawienia) danych.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — w zakresie, w jakim Administrator nie ma obowiązku ich dalszego przechowywania wynikającego z przepisów prawa.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania — w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, w szczególności gdy Klient kwestionuje prawidłowość danych lub wniósł sprzeciw wobec ich przetwarzania.
5. Prawo do przenoszenia danych — w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany. Klient może otrzymać te dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub żądać ich przesłania innemu administratorowi.
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora — z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą. Dotyczy to celów wskazanych w § 2 pkt 2, 8, 9, 10 i 11.
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Realizacja praw

1. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: viphoria.pomoc@gmail.com lub korespondencyjnie na adres wskazany w § 1.
2. Administrator udziela odpowiedzi na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — o przedłużeniu oraz jego przyczynach Administrator poinformuje osobę zgłaszającą żądanie w terminie miesiąca od jego otrzymania.
3. Realizacja praw jest nieodpłatna. W przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, w szczególności ze względu na ich ustawiczny charakter, Administrator może pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań.
4. Zgodę na Newsletter można wycofać również samodzielnie, korzystając z odnośnika rezygnacji zamieszczonego w każdej wiadomości. Zgodę na pliki cookies można zmienić lub wycofać w każdej chwili samodzielnie.

§ 6. Prawo do skargi

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

§ 7. Pliki cookies

1. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Klienta podczas korzystania ze Sklepu. Umożliwiają one rozpoznanie urządzenia i odpowiednie wyświetlenie strony.
2. Podstawą prawną przechowywania informacji oraz uzyskiwania dostępu do informacji już przechowywanej na urządzeniu końcowym Klienta jest jego zgoda, wyrażona za pośrednictwem banera cookies — z wyjątkiem plików niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez Klienta, które nie wymagają zgody. Podstawą przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pomocą plików cookies jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), a w przypadku plików niezbędnych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Sklepu).
3. Sklep stosuje cztery kategorie plików cookies:
   • Niezbędne — umożliwiają działanie Sklepu, obsługę koszyka, listy ulubionych produktów, logowanie oraz zapewnienie bezpieczeństwa Konta. Działają zawsze i nie wymagają zgody.
   • Preferencji — zapamiętują zainteresowania Klienta w celu dopasowania wyświetlanego asortymentu oraz wyników wyszukiwania w Sklepie. Nie są wykorzystywane do prezentowania reklam poza Sklepem ani przekazywane podmiotom trzecim. Wymagają zgody.
   • Analityczne — służą badaniu ruchu w Sklepie i sposobu korzystania z niego w celach statystycznych oraz usuwania błędów. Wymagają zgody.
   • Marketingowe — służą mierzeniu skuteczności kampanii reklamowych oraz prezentowaniu reklam Sklepu na innych stronach internetowych. Wymagają zgody.
4. Pliki cookies analityczne i marketingowe zapisywane są na urządzeniu Klienta wyłącznie po wyrażeniu aktywnej zgody za pośrednictwem banera cookies. Do momentu jej wyrażenia, a także w przypadku jej odmowy, narzędzia Google działają w trybie ograniczonym: nie zapisują plików cookies ani identyfikatorów na urządzeniu Klienta i przesyłają do Google wyłącznie informacje techniczne bez identyfikatorów (np. o wyświetleniu podstrony), wykorzystywane do zbiorczych, szacunkowych statystyk.
5. Pliki cookies i dane zapisywane w przeglądarce wykorzystywane w Sklepie:

   Nazwa	Dostawca	Kategoria	Cel	Okres ważności
   consent	Viphoria	Niezbędne	Zapamiętanie wyborów dokonanych w banerze cookies	12 miesięcy
   cart	Viphoria	Niezbędne	Obsługa koszyka	3 dni
   refresh_token	Viphoria	Niezbędne	Utrzymanie zalogowania i bezpieczeństwo Konta	7 dni
   likeStore	Viphoria	Niezbędne	Powiązanie listy ulubionych produktów z przeglądarką	3 miesiące
   liked	Viphoria	Niezbędne	Lista ulubionych produktów zapisana w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage)	Do wyczyszczenia danych przeglądarki
   preferences	Viphoria	Preferencji	Zainteresowania Klienta zapisane w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) w celu dopasowania asortymentu	Do wyczyszczenia danych przeglądarki
   prefs	Viphoria	Preferencji	Dopasowanie asortymentu i wyników wyszukiwania w Sklepie	12 miesięcy
   _ga	Google Ireland Limited	Analityczne	Rozróżnianie użytkowników w Google Analytics	2 lata
   _ga_KXWHGZFK13	Google Ireland Limited	Analityczne	Utrzymanie stanu sesji w Google Analytics	2 lata
   _gcl_au	Google Ireland Limited	Marketingowe	Mierzenie konwersji Google Ads (od momentu uruchomienia kampanii reklamowych)	90 dni

   Dane zebrane za pośrednictwem Google Analytics przechowywane są przez Google przez 14 miesięcy, a następnie usuwane.
6. Klient może w każdej chwili zmienić lub wycofać udzieloną zgodę.
7. Niezależnie od powyższego, Klient może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć pliki już zapisane. Usunięcie plików cookies nie jest równoznaczne z usunięciem danych osobowych pozyskanych za ich pośrednictwem — w tym celu należy skorzystać z praw wskazanych w § 5.
8. Ograniczenie stosowania plików cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie ze Sklepu, w szczególności zalogowanie się do Konta lub utrzymanie zawartości koszyka.

§ 8. Profilowanie

1. Administrator stosuje profilowanie polegające na automatycznym dopasowywaniu wyświetlanego asortymentu, wyników wyszukiwania oraz treści reklamowych na podstawie aktywności Klienta w Sklepie. Profilowanie odbywa się wyłącznie po wyrażeniu przez Klienta zgody na odpowiednie kategorie plików cookies — w przypadku braku zgody nie jest prowadzone w żadnym zakresie.
2. Profilowanie w celu dopasowania asortymentu i wyników wyszukiwania odbywa się w ramach Sklepu i wymaga zgody na pliki cookies preferencji. Do momentu jej wyrażenia Sklep wyświetla wszystkim Klientom te same treści. Dane wykorzystywane w tym celu nie są przekazywane podmiotom trzecim.
3. Profilowanie w celach reklamowych odbywa się z wykorzystaniem narzędzi Google Ads i wymaga zgody na pliki cookies marketingowe. Do momentu jej wyrażenia narzędzia reklamowe nie zapisują identyfikatorów na urządzeniu Klienta.
4. Profilowanie nie wywołuje wobec Klienta skutków prawnych ani nie wpływa w podobnie istotny sposób na jego sytuację. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
5. Klient może w każdej chwili wycofać zgodę na profilowanie, zmieniając ustawienia plików cookies. A także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego zgodnie z § 5. Wycofanie zgody skutkuje zaprzestaniem profilowania na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych wcześniej.

§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych i reklamowych dostarczanych przez Google Ireland Limited dane osobowe Klientów mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
2. Przekazanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej oraz — w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework.
3. Klient ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń dotyczących przekazywania danych do państwa trzeciego, kontaktując się z Administratorem pod adresem wskazanym w § 5.
4. Przekazywanie identyfikatorów plików cookies oraz danych o aktywności Klienta poza EOG następuje wyłącznie po wyrażeniu przez Klienta zgody na odpowiednie kategorie plików cookies. W przypadku braku zgody do Google przesyłane są jedynie informacje techniczne bez identyfikatorów, o których mowa w § 7 ust. 4.

§ 10. Bezpieczeństwo danych

1. Sklep korzysta z szyfrowanego połączenia (certyfikat SSL / protokół HTTPS).
2. Hasła Klientów przechowywane są w postaci zahaszowanej — Administrator nie ma dostępu do haseł w postaci jawnej.
3. Dostęp do danych Klientów, w tym do historii zamówień, mają wyłącznie osoby niezbędne do realizacji zamówień i obsługi Sklepu, w minimalnym koniecznym zakresie.
4. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności Klientów, uwzględniając charakter, zakres i cele przetwarzania.
5. Zamówienia realizowane są w dyskretnym opakowaniu, bez oznaczeń wskazujących na zawartość przesyłki lub nazwę Sklepu.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Sklep może zawierać odnośniki do stron internetowych podmiotów zewnętrznych. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych obowiązujące na tych stronach — zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.
2. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, wprowadzeniem nowych funkcjonalności Sklepu lub zmianą wykorzystywanych narzędzi. Każda nowa wersja publikowana jest w Sklepie wraz z datą jej obowiązywania. O zmianach istotnie wpływających na zakres przetwarzania danych Klienci posiadający Konto informowani są dodatkowo drogą elektroniczną.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz — w zakresie plików cookies — przepisy o komunikacji elektronicznej.
4. Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od dnia 24 lipca 2026 r.